Retningslinjer for bruk -

”Høyfjellet” - Flekkerøy kultur- og friluftssenter, retningslinjer.

Flekkerøy Historielag har leieavtale med Kristiansand kommune og hovedansvaret for driften, både miljømessig og økonomisk, av bygningen på Høyfjellet. Flekkerøy Historielag fastsetter derfor retningslinjer for stedet, men delegerer gjerne både ansvar og oppgaver til enkeltpersoner og lag som vil samarbeide om virksomheten på Høyfjellet.
Økonomisk og administrativt skiller Flekkerøy Historielag virksomheten på Høyfjellet ut som et eget prosjekt med egen konto i banken: ”Høyfjellets konto” og delegerer ledelsen av virksomheten til et ”Samarbeidsutvalg”.

”Høyfjellets konto” er en felleskonto for virksomheten på Høyfjellet. Kasserer i Flekkerøy Historielag er hovedansvarlig for denne kontoen og fører regnskap for den.

Samarbeidsutvalget arbeider i overensstemmelse med Retningslinjene for Høyfjellet og i nært samspill med utleieansvarlig, kasserer og de lag/foreninger medlemmene i Samarbeidsutvalget representerer.
Samarbeidsutvalget består av representanter for lag/foreninger som har avtale med Flekkerøy Historielag om virksomhet på Høyfjellet og som ønsker/er villige til å være representert i Samarbeidsutvalget.
Samarbeidsutvalget er et møtested der representantene fra nevnte lag/foreninger formidler foreningens/lagets tanker, planer og ønsker inn i fellesskapet, og der representantene går tilbake til sine respektive foreninger med informasjoner fra utvalget og konsulterer sin forening i spesielle saker som dukker opp.
Samarbeidsutvalget har ansvar for miljøskapende og inntektsbringende virksomhet på Høyfjellet, slik som kafedrift, utleie, kursvirksomhet og varierte arrangement arrangert som fellesprosjekt av Samarbeidsutvalget eller av enkeltforeninger, etc., og i det hele tatt en hjelp for stedet, både miljømessig og økonomisk.
Samarbeidsutvalget er altså et forum for at all virksomhet på Høyfjellet innbyrdes skal fungere bra.
Samarbeidsutvalget betaler ingen leie for sin virksomhet på Høyfjellet. Inntekt og utgift ved felles arrangement i Samarbeidsutvalgets regi går inn på/dekkes av Høyfjellets konto. Enkeltforeninger og –personer kan av Samarbeidsutvalget leie lokalene for arrangement til avtalt pris, eller de kan søke Samarbeidsutvalget om gratis leie mot at inntekt fra arrangementet går til Høyfjellets konto. Utleieansvarlig gies fullmakt som nevnt under kafe-driften.
Samarbeidsutvalget setter opp budsjett for Høyfjellet. Budsjettet godkjennes av Flekkerøy Historielag.
Samarbeidsutvalgets primære økonomiske ansvar er å bringe årsbudsjettet i balanse. Utover det kan Samarbeidsutvalget bruke midler fra Høyfjellets konto til Høyfjellets beste.
Samarbeidsutvalget leverer årlig innen utgangen av januar rapport om driften til Flekkerøy historielag.
Skulle konflikter i Samarbeidsutvalget oppstå, legges saken frem for Flekkerøy Historielags styre.
Antall medlemmer i Samarbeidsutvalget kan komme til å endres alt etter antall aktuelle foreninger/lag som blir med.
Samarbeidsutvalget har en representant fra Historielaget som leder, og er for øvrig for tiden sammensatt slik:
Fra Flekkerøy Historielag: Leder pluss to øvrige representanter
Fra Høyfjellets Venner: to representanter

Kafe-driften.
Kafeen er et samarbeidsprosjekt i Samarbeidsutvalget med sin økonomi i Høyfjellets konto.      
Samarbeidsutvalget har ansvar for å få personer til å sette opp vaktlister, gjøre innkjøp til kafeen, og for øvrig at kafeen drives greit og i henhold til vanlige renslighetsregler for et slikt sted.
Utleieansvarlig kan gi enkeltpersoner som får utlånt nøkkel til stedet, fullmakt til å åpne kafeen mot at han/hun er ansvarlig for rengjøring etter bruk, innlevering av oversikt over varer som bør suppleres og regnskap/penger fra salget, samt nøkkel tilbake til utleieansvarlig. Utleieansvarlig formidler dette videre til innkjøpsansvarlig for kafeen og kasserer.

”STORSTUA”  holder man mest mulig som et festlokale.
Alle brukergrupper arbeider i åpen forståelse med leietaker, og rapporterer tilbake om eventuelle problemer/spørsmål eller feil som er oppstått.

Flekkerøy Historielag evaluerer årlig driften av Høyfjellet, og kan da fornye, endre eller avslutte avtaler som tidligere er gjort.

Foreningers/lags tilknytting til Høyfjellet.
Med så forskjellig formål og virksomhet som det kan være på forskjellige lag og foreninger, er det naturlig at Historielaget kan lage separate avtaler med hvert enkelt lag som dette er aktuelt for.
Avtaler om å få representanter i Samarbeidsutvalget er bare aktuelt for lag/foreninger som driver sin virksomhet eller deler av den, på Høyfjellet og som vil arbeide i henhold til Retningslinjene for stedet.
Kasserer finner måter å føre regnskapet på slik at balansen i de forskjellige aktiviteter, og innsats fra forskjellige lag kommer klarest mulig frem.

”Høyfjellets venner” har representanter i Samarbeidsutvalget, har egen leieavtale/pris når det gjelder bruk av lokaler, har forpliktet seg til økonomisk å prioritere å hjelpe til at de årlige driftsutgifter for stedet blir dekket og vil ellers som forening være med å skape et positivt miljø på Høyfjellet.